香港展覽參展商 checklist｜新手參展前必讀流程教學

 

香港展覽參展商 checklist｜新手參展前必讀流程教學


第一次參加香港展覽，好多參展商都會有同一個感覺：又期待，又混亂，唔知邊到入手好。其實只要喺展前將文件、物料、團隊分工同跟進流程等準備好，第一場展覽未必會好輕鬆，但一定可以更有條理，拎到實際商機。參展唔只係「擺個攤位」，而係一場要由展前、展中、展後三部分組成嘅推廣行動。

香港展覽密度高、節奏快，買家、媒體同同行往往喺同一個場地內同時出現，所以第一印象非常重要。

先看清楚展會資料

正式開始之前，第一件事唔係印宣傳單，而係先確認展會資料。你要知道展期、地點、入場安排、搭建時間、撤場時間、電力申請同主辦方規則，否則好容易臨場出錯。香港會議展覽中心係香港最常見嘅大型展覽場地之一，場地正位於灣仔，交通方便，但同時亦代表人流集中、時間管理好嚴格。

如果你係第一次參展，建議直接下載或者向主辦方索取展商手冊，逐項核對。好多新手都會忽略設備申請表、參展證數量、攤位設計圖同貨運安排，結果到咗現場先發現有遺漏，直接影響搭建進度。

展前要確認的六件事

  • 展期同地點係咪已經確認。

  • 攤位類別係 “標準攤位” 定係 “空地攤位” ? 選擇承辦商搭建要特別注意，因為唔係所有公司都有能力同經驗處理空地攤位，所需嘅搭建技術含量亦會高好多。 

  • 攤位尺寸、攤位號碼、位置同 Floor Plan 係咪正確。

  • 攤位係幾多面開放 ? (1面開放/2面開放/ 3前面開放/4前面開放)

  • 電力、網路、傢具、展示櫃係咪已經申請。

  • 參展證、運輸車證、保險、大會要求嘅證書、通訊錄、物流資料係咪已經整理好。


參展前的必備 checklist

呢部分係成篇文章嘅核心，建議你照住做。對第一次參展嘅公司嚟講，準備工作最好喺展前 2 至 4 週開始，理想情況係 4 至 6 週前就啟動，預留文件同物料都需要來回修改。 

1. 文件類

  • 攤位設計圖，確認燈位、插座、展示櫃和出入口位置。

  • 設備申請表，申請額外電力、網路或傢具。

  • 參展證和工作人員名單。

  • 運輸車證、貨運單、收貨安排和聯絡電話。

  • 主辦方通訊錄，保存搭建商、貨運、場館和主辦單位窗口。

  • 大會要求的證書，例如 FS251、RSE、WR1。 

  • 保險，例如第三者責任保。

2. 物料類

  • 公司簡介單張和產品目錄。

  • 名片、QR Code、WhatsApp 連結或聯絡表。

  • 樣品、展示道具、贈品和包裝袋。

  • 延長線、插頭轉接器、充電器、筆、膠紙、美工刀。

  • 備用海報、桌布、易拉架或小型展示板。

3. 團隊類

  • 每位同事嘅角色分工，例如接待、安排工人、物流。


現場最容易出錯嘅地方

好多第一次參展嘅公司都會將重點放喺布置，忽略咗現場節奏。其實展場內最值錢嘅係你能唔能夠清楚展示自己係誰、做咩、同其他參展商有咩唔同。

常見錯誤包括：樣品帶唔夠、名片太少、Wi-Fi 唔穩、掃碼後冇即時跟進、員工只會企喺度等客人問。呢啲問題睇似細，但往往直接影響成交機會。若你參加嘅係買家導向型展會，像香港貿發局嘅部分展覽已經結合「展覽+」模式同線上商對易配對，現場同線上資訊唔可以斷層，否則容易錯過後續跟進。

展中怎樣提升成效

攤位視覺唔可以太複雜。第一次參展最常見嘅錯誤，就係將所有資訊都堆喺牆上，結果冇人睇得明白你嘅重點。你應該讓客人一眼看到品牌名稱、主力產品、核心賣點同聯絡方式，然後用口頭介紹補充細節。展位要似廣告，唔係倉庫，所以需要租用傢具、展示櫃等，利用設計感同硬件配合，令佢似足一個店舖。 

展後跟進才是關鍵

好多公司以為展覽結束就完咗，其實真正嘅轉化通常發生喺展後 3 到 14 天。最少要做三件事：整理名單、分類潛在客戶、發出跟進訊息。你可以將名單分成即時報價、待寄資料、長期培養、暫不適合四類，咁樣跟進會更有效率。

如果有參加像 HKTDC 呢類結合線上平台嘅展會，更要將現場紀錄同線上查詢統一管理。因為有啲買家未必會喺現場即時下單，但會喺展後睇資料、再詢價，呢啲都係後續成交嘅機會。



想了解更多展覽策劃、攤位設計和參展支援，歡迎聯絡展覽皇。

Tel: (852) 3188 1370｜Email: info@expoking.com.hk｜Website: www.expoking.com.hk


留言

張貼留言

這個網誌中的熱門文章

圖片
  展位位置揀得好，成效差好遠！展覽老手教你 4 個關鍵位 參加展覽嘅時候，好多人會先諗展位設計、背景板、燈光同宣傳物料，但其實 展位位置 係影響成效嘅第一關。無論你係參加香港展覽、國際展覽，定係品牌推廣活動， 展位位置 揀得好唔好，會直接影響人流、曝光率、停留時間同埋潛在客戶嘅反應。 如果你想喺展覽入面有更高曝光，攞到更多查詢，甚至提升參展成效，咁你就一定要識得揀 展位位置 。 1. 人流路線係揀展位位置嘅第一重點 揀 展位位置 ，第一件事唔係睇攤位幾大，而係睇人流會唔會經過你個位。 因為展覽最重要嘅資源，就係現場人流。冇人行過，再靚嘅攤位都冇用；人流夠多， 展位位置 先有機會帶來曝光同查詢。 一般嚟講，以下幾種 展位位置 通常會比較有優勢： 入口附近。 主通道旁邊。 轉角位或交叉位。 舞台、講座區、休息區附近。 呢啲位置通常人流集中，客人比較容易留意到你。 不過都要記住，人流多唔代表一定係最適合你嘅 展位位置 。如果你個產品需要深入介紹，或者你想同客人慢慢傾，太嘈太趕嘅位置反而未必有利。所以，揀 展位位置 唔只係睇人多唔多，而係要睇人經過之後會唔會停留，會唔會有時間了解你嘅品牌同產品。 2. 攤位開口方向會影響展位位置成效 除咗人流，第二個好重要嘅因素就係 展位位置 嘅開口方向。 一個 展位位置 係一面開、兩面開、三面開，定四面開，成效可以差好遠。 1 面開展位位置 1 面開嘅 展位位置 通常比較局限，因為客人只可以由正面入。 如果個位唔夠當眼，曝光自然會受影響。不過如果你想做較專注、較私密嘅洽談空間，1 面開都仲有佢嘅用途。 2 面開展位位置 2 面開嘅 展位位置 比單面位更開揚，客人可以由兩邊方向睇到你。 對於一般展覽而言，2 面開已經比 1 面開有更好嘅視覺效果，同時亦更容易吸引人流。 3 面開展位位置 3 面開通常係好多參展商都想攞到嘅 展位位置 ，因為視覺曝光高，容易由不同方向被人望到。如果攤位設計配合得好，3 面開嘅 展位位置 可以大大提升品牌存在感。 4 面開展位位置 4 面開係最開放、最容易吸引目光嘅 展位位置 之一。好多時候４面開展位會係空地攤位或簡稱特色攤位。適合一些有特別要求嘅客戶，例如希望撘建較高嘅背廊結構，利用特別嘅燈光，展示大型 Led Wall 等等。 四邊都開放，視覺最自由，通常好適合做大型品牌展示。...
閱讀完整內容
圖片
  點解咁多人要揀展覽設計連搭建一條龍服務？ 如果你有參加過展覽，應該都知，真正麻煩嘅唔止係設計，仲有搭建、物料、燈光、電力、現場安裝同拆場。好多公司一開始都會以為，只要搵人畫好個展覽設計圖就夠，但實際上，展覽要順利完成，背後牽涉嘅細節好多。所以而家越嚟越多企業會揀 展覽設計連搭建一條龍服務 ，因為由設計、製作、搭建到現場處理都交畀同一間公司，更容易控制整體效果。但服務適合邊啲客 ? 點樣先揀到一間可靠嘅展覽公司  ? 展覽設計連搭建一條龍服務係咩？ 展覽設計連搭建一條龍服務 係由同一間公司負責整個展覽流程，包括前期設計、平面圖、效果圖、物料製作、現場搭建、電力安排、燈光、展示櫃、背景板、拆場同後續跟進。 點解咁多人揀一條龍服務？ 1. 溝通更方便 如果設計、製作同搭建都係同一間公司負責，咁中間嘅溝通會簡單好多。你唔需要喺幾間公司之間傳來傳去，設計修改、尺寸確認、物料安排都可以一次過處理。 2. 整體效果更一致 展覽最怕就係設計圖好靚，但落到現場完全唔同樣。一條龍服務嘅好處，就係設計師同搭建團隊可以由一開始就知道個項目點樣落地，效果通常會更一致，亦更容易還原設計概念。 3. 省時間 參展時間通常都好緊，尤其係展期臨近時，改圖、印刷、運輸、入場安排全部都要追。如果由同一間公司處理，時間會更好控制，亦可以減少中間交接失誤。 4. 減少出錯 展覽現場好多細節，少一張圖、少一件物料、少一個插座安排，都可能影響整體表 現。一條龍服務可以將設計、製作、搭建、拆場串埋一齊做，出錯機會自然低好多。 5. 更容易控制預算 如果你分開搵幾間公司，最後好容易出現重複收費、額外附加費，甚至因為溝通問題而增加成本。一條龍服務通常會有較清晰嘅報價架構，對預算控制會更加穩陣。 你以為逐一分開搵設計師、搭建商、印刷公司、運輸公司同現場工人會更節省成本？實際上，分開安排各個環節不但增加溝通成本，整體支出亦往往更高。一間公司幫你處理晒除咗溝通會更集中，亦減少交接出錯機會。 咩客最適合用一條龍服務？ 展覽設計連搭建一條龍服務 特別適合以下幾類客戶： 第一次參加展覽嘅公司。 希望節省時間同人手嘅企業。 想要完整品牌形象嘅品牌。 需要大型 booth 或特裝攤位嘅客戶。 想由設計到現場效果都統一管理嘅品牌。 如果你今次參展唔只係想擺一個攤位，而係想做出品牌感、專業感同記憶點，一條龍服務通...
閱讀完整內容